consultoria empresial

1.1 concepto :

La consultoría es un servicio profesional prestado por empresas, o por profesionales en forma individual, conocidas como consultoras o consultores respectivamente con experiencia o conocimiento específico en un área, asesorando personas, asesorando a otras empresas, a grupos de empresas, a países o a organizaciones en general.

“La consultoría de empresas puede enfocarse como un servicio profesional o como un método de prestar asesoramiento y ayuda prácticos. Es indudable que se ha transformado en un sector específico de actividad profesional y debe tratarse como tal. Simultáneamente, es también un método de coadyuvar con las organizaciones y el personal de dirección en el mejoramiento de la gestión y las prácticas empresariales, así como del desempeño individual y colectivo."

La consultoría de empresas. Guía para la profesión del autor Milán Kubr. Ed. Limusa (Noriega Editores - México. 2008. Pág. 4

1.2 origenes

La consultoría se remonta a los orígenes de las relaciones humanas. Es el momento de la comprobación mediante la deliberación de cualquier asunto que requiera prudencia. Constituye la reflexión en busca de una respuesta a través de los consejos más adecuados. Los registros antropológicos definen como rasgo común al surgimiento de las sociedades humanas el surgimiento de individuos aceptados como guías, que aconsejaron a sus comunidades en todos los temas, desde las relaciones internas a la comunidad, hasta las acciones para organizar las cacerías o la guerra, incluyendo los aspectos de la salud física y psicológica. Por lo tanto, podemos concluir que el consejo viene de la tradición chamánica, que también dio origen a los hombres sagrados (sacerdotes).

Según el profesor Paulo Ricardo Becker Jacinte, en la antigua Grecia, los sacerdotes del oráculo de Delfos daban sus consejos con base en sus observaciones sistemáticas e inteligentes de los fenómenos naturales, eran entendidas en aquella época como predicciones de seres elegidos por los dioses y dotados de poderes especiales Fue en este ambiente que surgieron los primeros filósofos y el ideal de la búsqueda del conocimiento y la comprensión racional del mundo y de la humanidad a través de la ciencia.

No fue hasta principios del siglo XX que el consultor llegó a ganar los patrones de actividad ahora bien definidos y caracterizados. Especialmente en los años 40 y 50 en los Estados Unidos y Europa Occidental hubo importantes avances en la sistematización del trabajo de consultoría con lazos muy técnicos y científicos, junto con la experiencia y con base en teorías, pero siempre con un enfoque en soluciones prácticas.

Se puede concluir que la consultoría es la transmisión del conocimiento y la experiencia de un hombre o de un equipo de expertos hacia otros con el objetivo de alcanzar más fácilmente una meta humana. Esencialmente, es la búsqueda constante de conocimiento preparado para el beneficio de otros. En las palabras de Peter Becker "Consulting en su mejor momento es un acto de amor: el deseo de ser verdaderamente útil a los demás. Usar lo que se sabe, o se siente, o se sufre en el camino para disminuir la carga de los demás."

1.3 naturaleza

Es un método para mejorar las prácticas de gestión puede ser utilizado por: una empresa privada independiente, organización privada o pública, centro de capacitación de perfeccionamiento de personal de dirección, de institución de fomento de la pequeña empresa o un particular (consultor independiente, catedrático universitario).

2.1 alcances de la consultoría

Es cada vez mayor el número de personas y organizaciones que hacen de la consultoría su ocupación de tiempo completo y tratan de establecer normas profesionales con respecto a la calidad del asesoramiento que proporcionan, métodos de intervención y principios éticos.

En Estados Unidos de Norteamérica existen más de 7000 firmas de consultoría de empresas y en México cada día se contratan más los servicios de las empresas que se dedican a la consultoría. Las cifras son relativamente inferiores en Europa, pero en el Reino Unido y en muchos otros países europeos, el crecimiento de la consultoría ha sido muy notable los últimos 25 años. En los países desarrollados las grandes empresas, las medianas e incluso las pequeñas, emplean frecuentemente los servicios de consultores profesionales. En algunos países, las empresas pequeñas disponen de servicios de consultoría subsidiados por los gobiernos, como parte del fomento de la pequeña empresa.

La consultoría empresarial tiene claras ventajas y limitaciones; trataremos de definirlas. La consultoría ayuda a mejorar los resultados obtenidos por la empresa solicitante, se puede disponer de una serie de expertos en una o varias áreas, se logra obtener unaopinión clara y objetiva que incluye una visión global, extensa y detallada de los entornos de la empresa, ofrece las herramientas y conocimientos necesarios para afrontar cambios importantes en un corto periodo de tiempo y también sirve como gestor de cambio (Navarro, 2010).

2.2 objetivo de la consultoría

El objetivo fundamental de la consultoría profesional es proporcionar recomendaciones viables e implantar medidas apropiadas para aumentar la productividad y la competitividad de las empresas. El servicio de la consultoría no necesariamente tiene que resolver un problema, sino también puede solicitarse la ayuda para el desarrollo de un proyecto con el objeto de mejorar y asegurar la calidad de los resultados de una organización. Entre los beneficios de la consultoría se puede obtener:

* Rediseñar mejores estructuras y procesos.

* Evaluar nuevas oportunidades de negocio.

* Ayudar a las empresas a alcanzar metas a corto plazo.

* Mejorar el aprendizaje y entrenamiento de recursos humanos.

* Impulsar iniciativas e innovaciones en diferentes áreas de la organización.

Los límites de la consultoría podrían definirse como la correcta aplicación de los conocimientos, teorías y experiencias aprendidas como profesionistas y consultores. La consultoría es teoría aplicada, pero la buena ejecución de estos conocimientos recae en los gerentes. Por tal motivo cuando el gerente no cuenta con cierto conocimiento o desconoce cierta situación es necesario solicitar los servicios de un consultor experto con los conocimientos en un área determinada.

2.3 importancia de la consultoría

La consultoría cumple un papel importante en el desarrollo de las empresas. El consultor tiene, básicamente, la función de proporcionar mejoras en el desempeño y en la competitividad de la empresa-cliente, ya sea por medio de observaciones consistentes, investigaciones, análisis concentrados, aplicación de técnicas como por la integración de ideas creativas que interactúen antes y durante la toma de decisiones.

La consultoría avanza solo hasta el análisis, si avanzara hasta lo ejecutivo de la empresa ya interferiría en la cadena de mando, sustituyendo la función del gerente, algo que no pretende puesto que dañaría seriamente la organización de diversas formas. Estudia, analiza y adapta soluciones al caso en particular, en apoyo de la experiencia y buen criterio del consultor, en síntesis no se inventa nada pero si se diseña el plan a la medida de la empresa. Ningún consultor va arreglar los problemas de la empresa, ni lograr mejoras, si las recomendaciones no son correctamente ejecutadas por la gerencia, ese será el límite final de la consultoría (Marino, Manuel, 2010).

La consultoría representa ventajas por ser una visión externa actuando sobre la empresa, permitiendo una percepción más crítica de la realidad. Las personas que ya están integradas a la funcionalidad tradicional de la empresa, sea por rutina o costumbre, dejan de percibir espacios y momentos fundamentales que, bien explorados, son los que consolidan el éxito y el crecimiento de la empresa.

En las circunstancias económicas actuales la competitividad y los perfiles diferenciados de los servicios y productos ofrecidos, son la llave de paso absoluta para el éxito de cualquier empresa. Se engaña quien piensa que la búsqueda del perfeccionamiento solo les cabe a las grandes empresas. Todas las organizaciones deben perseguir este objetivo, independientemente de su tamaño o actividad.

3.1 profesionalismo  y ética en la consultoría

Ayudar al cliente a que sepa ayudarse a sí mismo, es un objetivo fundamental de la consultoría.

v  La persona consultora ocupa una posición de confianza por lo que es imprescindible aclarar la concepción de la ética y las normas a respetar en la colaboración con la empresa contratante. Nunca se deben utilizar falsas credenciales (Intrusismo profesional).

v   Imparcialidad y objetividad. Hay que aprender a controlar las emociones y no permitir que prejuicios erosionen el valor del asesoramiento

v  Competencia técnica. Es la base del enfoque profesional. Se trata de tener conocimientos teóricos y prácticos suficientes.

v  Compromiso de no revelar información confidencial y no utilizarla de ninguna forma en beneficio personal.

v   Formación continúa. Las técnicas de consultoría están en constante cambio, combinar la formación con la experiencia.

Como dos virtudes claves para el éxito del servicio

Ahora, si bien es cierto que la ética y el profesionalismo no son lo mismo, sí se complementan, es decir, es difícil imaginar una sin la otra. Por su parte, profesionalismo es el compromiso de obtener y mantener el conocimiento y destrezas requeridos en un campo específico y utilizar ese conocimiento y destrezas para proveer la más alta calidad de servicios. En el ejercicio de la consultoría el manejo de estos dos conceptos es vital para el desarrollo oportuno de la profesión. Hay distintos puntos que resaltar, o aclarar, que desprenden de éstos:

• Los intereses del cliente: El consultor no debe de esperar más del cliente, debe de definir primero qué es lo que quiere y establecer las metas al mismo nivel, de manera alcanzable; hacérselo ver al cliente para de esta de esta forma obtener resultados óptimos,

• Imparcialidad y objetividad: El consultor no debe dejarse influenciar por sus casos anteriores y debe tener un inicio completamente desde cero en el caso actual para conseguir actuar de la forma más objetiva posible. No debe buscar la satisfacción de necesidades personales a través de un caso laborar.

• Obligación de reserva: El consultor, como profesional, debe de tener la obligación de no divulgar la información que el cliente le ha confiado, ya que el cliente, en su falta de experiencia en consultoría, podría dejar salir información valiosa y que de ser pública lo perjudiquen.

• Comisiones: La comisión debe de ser coherente y proporcional al trabajo que el consultor desempeña y los resultados que va a ofrecer. No debe de tomarse ningún tipo de comisión que pueda confundirse con sobornos que afecten la objetividad del consultor.

• Valor por el dinero: El consultor tiene la obligación de cobrar por su trabajo lo justo; ni más que perjudique al cliente, ni menos que “robe” clientela de otros consultores.

3.2 Código de ética de los consultores

La ética es la ciencia de las costumbres que van moldeando y formando a los seres humanos; así la ética es definida por su objeto de estudio que son los actos humanos en su libertad y voluntad (Espinosa, 1981) A pesar de que los códigos pueden variar, todos los estándares buscan proteger al cliente. Entre estas cláusulas se pueden encontrar:

Ø  Confidencialidad y resguardo de información.

Ø  La consultoría no puede beneficiarse de los conocimientos que adquiera de los clientes.

Ø  No está permitido atender a la competencia de una empresa que ya se atendió.

Ø  El consultor no puede garantizar resultados específicos, ya que muchas veces dependen de factores ajenos al consultor.

Ø  Cada proceso, método o técnica que el consultor desarrolle en una empresa debe ser explicado para que se pueda echar mano de él sin que el consultor tenga que volver a asesorar.

Ø  Las cuotas adicionales o ayuda de consultores intermediarios no es aceptable

4.1 certificación del consultor

La Norma ISO 9001: elaborada por la Organización Internacional para la Normalización (ISO), determina los requisitos para un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), que pueden utilizarse para su aplicación interna por las organizaciones, sin importar si el producto o servicio lo brinda una organización pública o empresa privadas, cualquiera que sea su tamaño, para su certificación o con fines contractuales.

v  Capítulo 1 al 3: guías y descripciones generales.

v  Capítulo 4 - Sistema de gestión: contiene los requisitos generales y los requisitos    para gestionar la documentación.

v  Capítulo 5 - Responsabilidades de la Dirección: contiene los requisitos que debe cumplir la dirección de la organización, tales como definir la política, asegurar que las responsabilidades y autoridades están definidas, aprobar objetivos, el compromiso de la dirección con la calidad, etc.

v  Capítulo 6 - Gestión de los recursos: la Norma distingue 3 tipos de recursos sobre los cuales se debe actuar: RRHH, infraestructura, y ambiente de trabajo. Aquí se contienen los requisitos exigidos en su gestión.

v  Capítulo 7 - Realización del producto/servicio: aquí están contenidos los requisitos puramente de lo que se produce o brinda como servicio (la norma incluye servicio cuando denomina "producto"), desde la atención al cliente, hasta la entrega del producto o el servicio.

v  Capítulo 8 - Medición, análisis y mejora: aquí se sitúan los requisitos para los procesos que recopilan información, la analizan, y que actúan en consecuencia. El objetivo es mejorar continuamente la capacidad de la organización para suministrar productos y/o servicios que cumplan con los requisitos. El objetivo declarado en la Norma, es que la organización busque sin descanso la satisfacción del cliente a través del cumplimiento de los requisitos.

Fase A: Estudio Inicial Para la correcta implementación del sistema en la organización es necesario realizar un análisis inicial de sus procesos. Este análisis preliminar tiene como objetivo realizar un informe con una planificación detallada de las actividades a realizar y del propio sistema de gestión de la calidad, identificación de procesos y su interacción.

Fase B. formación en calidad y auditorías internas, durante el desarrollo del proceso, el consultor es responsable de formar al Responsable de Calidad de la organización para permitir la autonomía del sistema de gestión una vez certificado. Esta formación irá apoyada con la entrega de un Manual de Formación de Gestión de Calidad.

Fase C. Elaboración de documentación y seguimiento de la implantación, como parte fundamental del proyecto se encuentra la elaboración de la documentación del sistema de la calidad. Los procedimientos y demás documentación serán realizados por el consultor en base a la siguiente metodología de trabajo:

• Recopilación de información mediante entrevistas a personal involucrado en el proceso a implementar
• Creación de borrador
• Presentación de borrador para revisión por la organización
• Realización de correcciones
• Aprobación del documento por parte de la organización
• Seguimiento de la implementación del proceso por parte de la organización

Fase D. Auditoría interna y revisión por la dirección, la auditoría interna es un requisito fundamental para obtener la certificación. La auditoría interna será realizada por un auditor que haya superado el curso de auditorías IRCA. La última etapa antes de la certificación es la elaboración del Informe de Revisión por la Dirección, resumen de los logros y actividades realizadas y planificación de tareas para el nuevo ciclo de mejora continua.

Fase E. Certificación, el consultor acompañará a la organización en el proceso de auditoria de certificación prestando el apoyo necesario, el plazo para la obtención del certificado varía en función del número de procesos productivos de la organización y de la complejidad de éstos. Desde 4 meses para las organizaciones más sencillas hasta 10 meses para organizaciones más complejas.

El consultor asignado a su proyecto realizará visitas periódicas (cada 7-10 días aproximadamente) a las instalaciones de la organización para:

• recopilar información sobre los procesos de su organización
• presentar y explicar la documentación generada (procedimientos, registros, etc.)
• formar al personal directamente involucrado en la obtención del certificado
• apoyar el proceso de implantación y cumplimentación de registros
• realización de auditoría interna y correcciones.

Figura 1: procesos de implantación ISO

1.5 tipos de consultores

Los consultores pueden ser “externos” a la organización, que es el caso más generalizado cuando se desea aplicar enfoques o técnicas sobre los cuales la organización no cuenta con especialistas; o internos, cuando se utilizan directivos o especialistas de la propia organización. Entre las ventajas de los “consultores externos” se señalan que: es independiente, tiene un juicio “fresco, imparcial y no comprometido” con los problemas de la organización, maneja experiencias de otras organizaciones, puede tener más credibilidad que miembros de la organización. Entre las desventajas están que: no conoce la estructura, la cultura organizacional ni la empresa, por tanto, debe emplear algún tiempo en familiarizarse con el medio, aunque nunca conocerá la organización como los que “viven” en ella. En el caso de los “consultores internos” entre sus ventajas se encuentran qué: conocen la estructura, las personas y los procedimientos, esta “disponible” todo el tiempo, es un especialista en algún área de la empresa, conoce los problemas a fondo.

 Entre las desventajas se encuentran que: se le considera de la “familia” y, por tanto, puede tener menos credibilidad y autoridad que un externo, puede influenciarse por la “historia” y prejuicios sobre procesos y personas, no puede aportar experiencias de otros lugares.

Además podemos decir que existen dos clases de consultores:

v  Consultor Junior: es aquél que tiene poca experiencia en el manejo de casos de empresas y su personal y pregunta: ¿qué quieres hacer?

v  Consultor Senior: persona con experiencia y visión empresarial y dice: así veo las cosas, no puedo decirte lo que quieres escuchar

Aptitudes

Aptitudes